Concevoir des rôles de sécurité ERP efficaces : une approche de gouvernance dans D365 Finance

Introduction – Pourquoi la conception des rôles de sécurité est un enjeu de gouvernance

Trop d’organisations considèrent la sécurité comme un paramètre technique à gérer en fin de projet.
En réalité, la conception des rôles reflète la structure de responsabilité — elle définit qui agit, qui approuve et qui rend des comptes.

Une structure mal définie entraîne des problèmes d’audit, de séparation des tâches et de fluidité opérationnelle.
La sécurité est avant tout un outil de gouvernance.

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La gouvernance appliquée à la sécurité ERP

1. Niveau stratégique : définit l’autorité décisionnelle (CFO, directeur financier, directeur des achats).
2. Niveau fonctionnel : définit qui exécute et valide (comptable, acheteur, responsable payables).
3. Niveau système : définit ce que le système autorise (rôles, responsabilités, privilèges).

L’alignement de ces trois niveaux garantit une cohérence entre gouvernance et opérations.

Les principes d’un modèle de sécurité bien gouverné

1. Clarté de l’autorité

Le document de délégation d’autorité (DoA) doit être mis à la disposition de l’équipe projet.
Attention : ce qui est défini sur papier n’est pas toujours appliqué tel quel dans le système — certains directeurs exigent des validations additionnelles ou gèrent certaines étapes manuellement.

2. Séparation des tâches (SoD)

L’organisation doit fournir une matrice SoD répertoriant les combinaisons de rôles incompatibles.
C’est un outil clé pour concevoir des rôles cohérents et éviter les conflits d’approbation.

3. Alignement avec les auditeurs

Impliquer les auditeurs internes et externes dès le début.
Ils s’attendent à un niveau d’assurance précis concernant la SoD, la traçabilité des accès et la production de rapports d’audit.

4. Gouvernance et confidentialité des données

La sécurité concerne aussi la visibilité des données.
Définissez clairement quelles données les utilisateurs peuvent ou non consulter, surtout dans les domaines sensibles (paie, coordonnées bancaires fournisseurs).
La sécurité au niveau des lignes (row-level) est complexe à mettre en place et doit être évitée dans la mésure du possible.

5. Sécurité des pièces jointes et documents

Ne sous-estimez pas la sécurité des documents (SharePoint, OneDrive…).
Les autorisations d’accès doivent suivre la même logique que dans le système ERP.

6. Gouvernance de l’automatisation

Dans de nombreux projets ERP, certaines étapes sont automatisées — par exemple la création automatique d’un bon de commande à partir d’une commande intersociétés.
Il est essentiel de vérifier si l’organisation est à l’aise avec ces automatisations et d’en comprendre les implications.
L’automatisation peut accélérer les processus, mais elle peut aussi court-circuiter des validations manuelles et modifier la séparation des tâches.
Ces cas doivent être documentés et intégrés dans la conception de la sécurité et le cadre de contrôle interne.

7. Évolutivité et pérennité

Concevez les rôles selon les fonctions d’affaires, pas selon les individus.
Révisez-les régulièrement à mesure que les responsabilités évoluent.

8. Traçabilité

Chaque approbation critique ou exception doit laisser une trace numérique claire et accessible aux audits.

Exemple de modèle de gouvernance des rôles

• Comité de gouvernance
• Responsables de processus
• Administrateurs système
• Utilisateurs finaux

Cette structure crée un flux clair de responsabilité descendante et un retour d’information ascendante.

Lien entre sécurité et optimisation des licences

Un modèle bien structuré aide à attribuer la bonne licence à chaque profil.
Par exemple, un approbateur peut souvent utiliser une licence « Activity » ou « Team Member » plutôt qu’une licence complète, ce qui permet de réduire les coûts sans compromettre le contrôle.

Conclusion – Faire de la sécurité un levier de gouvernance

La conception de la sécurité n’est pas qu’une question technique : c’est une démarche de leadership et de maîtrise des risques.
Une approche de gouvernance renforce la confiance, la transparence et la performance de l’organisation.

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👉 Voir également : Rôles et responsabilités dans un projet ERP