La gestion des licences dans Dynamics 365 Finance est loin d’être intuitive. Les frontières fonctionnelles, la séparation des produits et les rôles mal configurés créent souvent un surplus de coûts… sans que l’organisation s’en rende compte.

Voici 5 conseils concrets et applicables immédiatement pour réduire la facture sans impacter les activités.

1. Commencez par valider la liste des utilisateurs actifs

La plupart des organisations paient encore des licences pour des utilisateurs qui :

• ne travaillent plus dans l’entreprise
• ont des comptes en double
• sont d’anciens consultants ou stagiaires
• sont des comptes de tests jamais désactivés

Si la liste des utilisateurs actifs est incorrecte, tout le reste l’est aussi : licences, conformité, audit, coûts.

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2. Comprendre les frontières entre produits (Finance, SCM, RH, Commerce, Projets)

Microsoft traite désormais plusieurs modules comme des produits distincts, avec leurs propres exigences de licence :

• Finance
• SCM (Supply Chain Management)
• Project Operations
• Commerce
• HR

Le point clé :

La licence dépend des privilèges et duties utilisés, pas du module ouvert dans l’interface.

Autrement dit :

• Ouvrir un écran ne coûte rien.
• Effectuer une action liée à un privilège “operations” peut exiger une licence plus coûteuse.

Les licences d’attache

Si un utilisateur a besoin de deux produits, les licences attachées peuvent réduire considérablement les coûts — à condition d’être bien appliquées.

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3. Cartographier les activités réelles — pas les titres de poste

Le gaspillage de licences provient surtout d’accès trop larges basés sur :

• un rôle théorique
• un titre de poste
• ou une ancienne configuration jamais revue

À faire systématiquement :

1. Extraire les journaux d’utilisation (écrans, formulaires, actions).
2. Comparer avec les rapports de sécurité.
3. Valider avec les responsables fonctionnels.
4. Réduire ou retirer les accès inutiles.

Vous découvrirez presque toujours :

• des utilisateurs avec licence Finance alors qu’ils n’en ont pas besoin
• des utilisateurs lecture seule pouvant passer à Team Member
• des accès SCM ou Projets déclenchés par erreur

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4. Cibler les rôles attribués à un grand volume d’utilisateurs

C’est ici que se trouvent les plus grosses économies.

Exemple typique : les rôles d’approbation

Le rapport de licensing classe souvent les approbateurs comme nécessitant une licence Finance ou SCM parce que :

• ils héritent de privilèges qu’ils n’utilisent jamais
• certaines actions workflow touchent des privilèges “operations”
• des menu-items apparaissent dans le rôle même s’ils ne les ouvrent jamais

En réalité, la majorité des approbateurs :

• valident des demandes d’achat
• approuvent des factures
• approuvent des feuilles de temps ou dépenses

→ Ces actions relèvent généralement de Team Member, pas d’une licence complète.

Corriger cela génère souvent des économies importantes sur des centaines d’utilisateurs.

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5. Mettre en place une révision trimestrielle des licences

Les licences doivent évoluer avec :

• les mouvements de personnel
• les changements organisationnels
• l’évolution des processus
• l’activation de nouveaux modules
• la refonte de la sécurité

Tous les trimestres :

• Vérifier les journaux d’usage
• Comparer usage réel vs rôles assignés
• Analyser les privilèges trans-produit
• Identifier les opportunités de licences attachées
• Retirer les licences inutilisées
• Valider avec les responsables

Cela évite l’inflation de licences et les mauvaises surprises en audit.

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Conclusion

D365 Finance est complexe parce que les dépendances de sécurité ne sont pas toujours visibles.
Mais avec :

• une liste d’utilisateurs propre,
• une compréhension claire des workloads,
• une correction des rôles à haut volume,
• et des revues régulières,

les organisations économisent généralement 10 à 25% sans aucun impact opérationnel.