Comment est structuré Dynamics 365 Finance & Operations (Guide pour débutants)

Quand on découvre pour la première fois Dynamics 365 Finance & Operations (aujourd’hui séparé en Finance et Supply Chain Management), on est souvent dérouté. Le système paraît immense, avec des centaines de menus, de modules et des termes comme entité légale, unité opérationnelle, données maîtresses ou dimensions financières.

Cet article propose une explication simple de la structure de base de D365 F&O, avec exemples concrets, et montre pourquoi ces choix sont cruciaux — car il n’existe pas de modèle universel.

1. Modules : les blocs de base

Les modules sont comme les « départements » de l’ERP. Chacun gère un ensemble de processus métiers :

• Finance – grand livre, fournisseurs, clients, immobilisations, budgétisation, trésorerie.
• Supply Chain Management (SCM) – achats, stocks, production, entrepôts.
• Projets – budgets de projet, coûts, prévisions, saisie de temps, facturation.
• Ressources humaines – dossiers employés, postes, rémunération.
• Autres domaines – ventes, service client, commerce de détail, selon les licences.

👉 Intégration essentielle : Les processus impliquent presque toujours plusieurs modules. Exemple : lors de l’enregistrement d’un bon de réception dans le module Inventaire, le système peut automatiquement générer l’écriture comptable dans Finance — offrant une visibilité financière en temps réel sans saisie manuelle.

2. Entités légales, unités opérationnelles et unités commerciales

C’est l’un des choix de conception les plus importants… et souvent les plus confus.

• Entité légale = une société au sens juridique (peut signer des contrats, possède un numéro fiscal, produit des états financiers). Ex. : FitGap Finance Canada Inc.
• Unité opérationnelle = une structure interne utilisée pour organiser la gestion. Ex. : centre de coûts, département.
• Unité commerciale = un type particulier d’unité opérationnelle, utilisée pour regrouper des activités à des fins stratégiques ou de reporting.

👉 Règle générale :

• Si cela peut produire une déclaration fiscale → entité légale.
• Si c’est uniquement pour la gestion interne → unité opérationnelle (dont font partie les unités commerciales).

⚠️ Mais il n’existe pas de modèle unique.
Lors de la conception, les entreprises doivent prendre en compte :

• Les obligations fiscales (locales et internationales).
• Les besoins en reporting (statutaire vs gestion).
• La délégation d’autorité (qui approuve quoi, à quel niveau).
• Les exigences de sécurité (accès, séparation des tâches).

Un mauvais choix à ce stade peut entraîner des années de complications.

3. Types de données dans Dynamics 365

Pour comprendre le fonctionnement du système, il faut distinguer les types de données qu’il gère :

• Données maîtresses → les entités de référence quotidiennes :
  • Fournisseurs
  • Clients
  • Articles
  • Projets
• Données de configuration (ou de référence) → les règles de paramétrage qui pilotent les processus :
  • Conditions de paiement
  • Groupes de fournisseurs
  • Profils de validation
  • Codes fiscaux
• Données transactionnelles → les activités enregistrées au jour le jour :
  • Factures
  • Bons de commande
  • Écritures comptables
  • Feuilles de temps

👉 Pourquoi c’est important : Les données maîtresses et de configuration fixent les « règles du jeu », tandis que les données transactionnelles représentent la « partie ». Si vos données de base sont erronées, toutes vos transactions le seront aussi.

💡 Pour aller plus loin, consultez notre article :
👉 Migration de données dans Dynamics 365 : éviter les pièges

4. Plan comptable vs dimensions financières

Autre sujet qui prête souvent à confusion.

• Plan comptable (CoA) = la liste de tous les comptes du grand livre (ex. 6000 – Salaires, 7000 – Déplacements).
• Dimensions financières = des attributs ajoutés aux transactions (ex. Département = RH, Centre de coûts = 100, Projet = A123).

👉 Où ça coince : Beaucoup de débutants créent un compte GL pour chaque scénario (ex. « 6000 Salaires RH » et « 6000 Salaires IT »). Dans D365, il vaut mieux garder un plan comptable léger (ex. juste « 6000 Salaires ») et utiliser les dimensions pour ventiler l’information.

💡 Pour une explication détaillée, consultez :
👉 Le rôle stratégique des dimensions financières : plus de visibilité sans alourdir le plan comptable

Conclusion

Dynamics 365 Finance & Operations peut sembler complexe, mais sa structure devient claire dès qu’on comprend :

• Les modules = les départements, toujours intégrés.
• Les entités légales / unités opérationnelles = qui possède les données, avec un design basé sur la fiscalité, le reporting, l’autorité et la sécurité.
• Les types de données = données maîtresses (qui/quoi), données de configuration (règles), données transactionnelles (activité).
• Plan comptable + dimensions = la base du reporting.

Il n’existe pas de modèle universel. Chaque entreprise doit concevoir sa structure pour concilier conformité, reporting, sécurité et efficacité.