Le nouveau modèle de validation des licences dans Dynamics 365 Finance & Operations représente l’un des plus grands changements de gouvernance depuis le passage de la plateforme au cloud.
Pendant des années, les organisations ont fonctionné sur un modèle “à la confiance” : on attribue les rôles nécessaires, on suppose que les licences sont correctes, et on avance.

Cette époque est terminée.

Avec l’arrivée de contrôles plus stricts — et bientôt obligatoires selon les dates de renouvellement de contrat à partir du 15 janvier 2026 — les entreprises doivent revoir complètement la manière dont elles gèrent l’accès utilisateur, la sécurité et les coûts de licences.

Voici les 10 éléments essentiels à connaître pour rester conforme, éviter les dépenses inutiles et prendre de l’avance avant l’application obligatoire des règles.

1. La validation des licences est désormais stricte et basée sur les rôles

👉 Lecture recommandée :
Leçons réelles de projets ERP
https://www.fitgapfinance.com/lecons-reelles-projets-erp/

Changement fondamental :
Ce sont les privilèges réellement accordés à un utilisateur qui déterminent la licence requise.

Pas le titre.
Pas la description de poste.
Pas “ce qu’il fait en général”.

Si un seul privilège dans l’un de ses rôles correspond à une licence Finance, SCM ou Project Operations, alors l’utilisateur doit détenir cette licence.

Conséquence :
Les organisations doivent nettoyer des modèles de sécurité souvent trop larges ou obsolètes.

2. Certains modules historiquement inclus dans “l’ERP” sont désormais des produits distincts

👉 À lire ensuite :
Gouvernance vs gestion dans un ERP
https://www.fitgapfinance.com/gouvernance-vs-gestion-erp/

Des modules comme Gestion de projets et comptabilité — autrefois considérés comme intégrés — sont désormais traités comme des produits séparés.

Conséquence directe :
Un utilisateur Finance accédant aux fonctions Projets peut nécessiter une licence additionnelle.

Bonne nouvelle :
Il existe les licences Project Operations Attach, moins coûteuses qu’une licence complète.

Ignorer ce changement = dépassement budgétaire garanti.

3. La conception des rôles influence directement vos coûts de licences

👉 Voir aussi :
Rôles & responsabilités dans un projet ERP
https://www.fitgapfinance.com/roles-et-responsabilites-dans-un-projet-de-mise-en-oeuvre-erp/

Licences et sécurité sont désormais indissociables.

• Rôles trop larges = coûts plus élevés
• Rôles maîtrisés = conformité + optimisation

Priorités :
• retirer les privilèges inutiles
• supprimer les duties ajoutées “au cas où”
• vérifier les rôles fonctionnels incluant des actions de paramétrage
• basculer les rôles d’approbation sous Team Member lorsque possible

4. Les rapports de validation sont utiles… si votre sécurité est propre

👉 Approfondir :
Nouvelle gouvernance de sécurité utilisateur dans D365 Finance
https://www.fitgapfinance.com/10-points-a-garder-en-tete-sur-la-nouvelle-user-security-governance-dans-d365-finance/

Microsoft fournit des rapports permettant de :

• associer privilèges → licences requises
• analyser l’impact des rôles sur le coût
• identifier les utilisateurs mal licenciés
• simuler des scénarios avant modifications

Mais s’ils reflètent un modèle de sécurité désorganisé… ils ne feront qu'afficher ce désordre.

5. Les rapports ne fonctionnaient pas correctement pour les rôles attribués via Entra ID

📌 Note importante : Problème corrigé depuis novembre 2025

Avant la mise à jour, les rapports :

• interprétaient mal les rôles attribués via groupes Entra ID
• produisaient des résultats incomplets
• nécessitaient une validation manuelle

Microsoft a corrigé ce point en novembre 2025.
Les organisations peuvent désormais utiliser pleinement les rapports, même avec des groupes Entra ID.

6. La liste des utilisateurs actifs dans D365 est votre point de départ

👉 Article lié :
Migration de données ERP — pièges à éviter
https://www.fitgapfinance.com/migration-donnees-erp-pieges/

La validation commence dans D365 Finance, pas dans Entra ID ni dans votre SIRH.

Actions indispensables :

• désactiver les utilisateurs quittant l’organisation
• supprimer comptes consultants et comptes de test non utilisés
• concilier régulièrement RH / TI / Finance
• éviter la création de “ghost users”

7. Définir un processus clair d’attribution, d’ajustement et de retrait des licences

Une gouvernance solide implique :

• Embauche : rôle → licence associée
• Changement de poste : révision
• Départ : retrait systématique des accès + licence

Sans cela :
licences complètes inutiles, privilèges obsolètes, coûts inutiles.

8. Les dépendances inter-produits (CRM, Dataverse, capacité) doivent être prises en compte

Les licences F&O interagissent avec le reste de l’écosystème Microsoft.

Attention :

• certains utilisateurs CRM déclenchent des licences F&O
• chaque licence ajoute de la capacité Dataverse
• les utilisateurs “hybrides” Finance + SCM + Projets déclenchent parfois des combinaisons inattendues

9. Adapter votre conception des rôles au nouveau modèle

Chaque rôle doit être analysé sous l’angle :

• des privilèges déclencheurs de licence
• des options Attach
• du classement potentiel Team Member
• de l’impact coût
• des différences global/local

La sécurité devient une décision financière autant que technique.

10. Anticiper : l’application dépendra de la date de renouvellement

La validation stricte commence le 15 janvier 2026, mais déployée selon la date de renouvellement du contrat.

Ne pas attendre.

Dès maintenant :

• tester les validations
• nettoyer les rôles
• comprendre les limites encore existantes
• analyser les besoins transversaux
• informer Finance / TI / Audit
• documenter la gouvernance

Les entreprises qui attendront seront forcées de réagir dans l’urgence — et c’est à ce moment que les coûts explosent.

Conclusion

Le nouveau modèle de licences n’est pas qu’une contrainte : c’est une opportunité.

Bien utilisé, il permet de :
✔ éviter les surprises
✔ réduire les coûts
✔ renforcer la conformité
✔ mieux aligner sécurité et besoins métier
✔ améliorer la gouvernance globale

Agir maintenant transforme ce changement en avantage compétitif.

🧩 Outils utiles (payants)

• Matrice RACI – Rôles et responsabilités dans un projet ERP (FR)

👉 Voir les produits :
https://fitgapfinance.gumroad.com/l/erp_raci_roles_responsabilites_fr

🇬🇧 Read in English:
https://www.fitgapfinance.com/d365-finance-new-licensing-approach-10-things-to-know/

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