Migration de données dans Dynamics 365 : 10 bonnes pratiques pour éviter les erreurs coûteuses

Lorsqu’ils pensent à un projet ERP, de nombreux responsables financiers sous-estiment l’un des facteurs de réussite les plus critiques : la migration de données.

Il est facile de considérer la migration comme une tâche purement technique. En réalité, elle a des implications majeures sur la finance, le reporting, les opérations et même la relation avec les parties prenantes externes. Repoussée à la fin du projet, elle se transforme en crise. Bien planifiée, elle permet de valider les choix de conception, d’exposer les problèmes de données, et de préparer un go-live maîtrisé.

Voici 10 bonnes pratiques issues de projets Dynamics 365 réels pour éviter les pièges les plus fréquents.

1. Intégrer de vraies données migrées dans les phases de test

Les jeux de données fictifs masquent les problèmes. Les données réelles les révèlent.

• Commencez avec un sous-ensemble de données réelles, puis élargissez progressivement jusqu’à l’ensemble complet.
• Cela permet aux équipes finance et opérations d’identifier rapidement les incohérences ou scénarios oubliés.

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2. Effectuer plusieurs répétitions (dry runs)

La migration n’est pas une activité “one-shot” — elle doit être répétée plusieurs fois.

• Chaque répétition augmente la fiabilité et réduit les imprévus.
• Les équipes identifient les points de blocage et améliorent leur processus avant le go-live.

3. Définir clairement les exigences du go-live

Soyez précis sur les données qui doivent être obligatoirement disponibles au go-live et celles qui peuvent être migrées plus tard.

• Tout ne doit pas nécessairement être dans le système dès le jour 1.
• Cela permet d’éviter le stress et l’élargissement non maîtrisé du périmètre.

4. Planifier une date de gel des données

Les utilisateurs doivent savoir quand les systèmes hérités ne permettront plus de nouvelles saisies.

• Communiquez une date de gel des données suffisamment en amont.
• Donnez aux équipes le temps d’ajuster, de réconcilier et de préparer la bascule.

5. Cartographier les structures de données anciennes et nouvelles

Passer à Dynamics 365 signifie adapter les structures de plan comptable, fournisseurs, clients et produits.

• Établissez des règles de correspondance claires pour tous les ensembles de données majeurs.
• Validez ces mappings avec les utilisateurs métiers, pas seulement l’IT.

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6. Anticiper les communications externes

La migration de données n’impacte pas que l’interne.

• Exemple : si les bons de commande sont touchés, les fournisseurs doivent être prévenus en avance.
• Planifiez ces communications tôt pour réduire les perturbations.

7. Limiter au maximum la migration des données transactionnelles

Plus il y a de données, plus le risque augmente.

• Ne migrez que ce qui est nécessaire à la continuité et à la conformité.
• Archivez les anciennes transactions dans un système de référence au lieu de les forcer dans Dynamics 365.

8. Ne pas oublier les fichiers “non financiers”

Il n’y a pas que les données maîtres et transactionnelles qui comptent.

• Les fichiers SharePoint ou d’autres systèmes sont souvent négligés jusqu’au dernier moment.
• Intégrez-les dans votre plan de migration dès le départ.

9. Désigner des responsables de données et un mécanisme de validation

Sans gouvernance claire, la migration vire au chaos.

• Nommez des responsables de données pour chaque ensemble majeur (plan comptable, fournisseurs, clients, produits).
• Mettez en place un mécanisme de validation formel à chaque étape.
• Cela garantit la qualité et évite les conflits lors du go-live.

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10. Répéter le plan de bascule (go-live)

Le week-end de bascule doit ressembler à un exercice répété.

• Documentez chaque étape de la migration dans le plan de bascule.
• Attribuez des responsables, des délais et des voies d’escalade.
• Répétez le plan plusieurs fois pour réduire toute incertitude.

Conclusion

La migration de données dans Dynamics 365 n’est peut-être pas la partie la plus visible du projet, mais c’est l’une des plus risquées. Elle doit être gérée comme un workstream stratégique, et non comme une simple tâche technique.

En intégrant de vraies données tôt, en multipliant les répétitions, en clarifiant les exigences, en désignant des responsables et en préparant un plan de bascule solide, vous minimiserez les risques et renforcerez la confiance de l’organisation.

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