Une astuce simple pour accélérer la facturation des services dans le cycle achat-décaissement
1. Le casse-tête de la facturation des services
Pour l’achat de biens, quantité × prix unitaire a parfaitement du sens.
Mais dans le cas de services — conseil, sous-traitance, agences — les factures des fournisseurs indiquent souvent un montant total plutôt qu’un détail clair en heures × tarif horaire.
Lorsque l’équipe des comptes fournisseurs (AP) doit recalculer en “heures” ou “jours” × tarif :
- Cela prend du temps.
- Cela augmente le risque d’erreurs.
- Cela entraîne des allers-retours inutiles avec le fournisseur ou les achats.
2. Pourquoi cela ralentit le processus achat-décaissement
Exemple : un fournisseur envoie une facture de 4 750 $.
Le système attend :
- Quantité = nombre d’heures
- Prix unitaire = tarif horaire
Pour saisir cette facture, l’AP doit :
- Consulter le bon de commande ou le contrat.
- Identifier le tarif horaire.
- Diviser 4 750 $ par ce tarif pour obtenir la “quantité” d’heures.
- Saisir le tout dans le système.
Et c’est encore plus complexe en cas de :
- Paiements partiels — chaque versement oblige à recalculer le nombre d’heures correspondant au montant payé.
3. L’astuce : prix unitaire = 1
Au lieu de forcer les factures de services dans un format “produit” classique, on inverse la logique :
- Mettre le prix unitaire à “1” pour toutes les lignes de services.
- Saisir le montant total de la facture dans la colonne Quantité.
Exemple :
| Quantité | Prix unitaire | Total |
|---|---|---|
| 4 750 | 1 | 4 750,00 |
4. Pourquoi ça marche
- Aucun calcul nécessaire — on recopie simplement le montant total dans le système.
- Moins d’erreurs — pas de risque de se tromper dans le nombre d’heures ou le tarif.
- Validation plus rapide — le montant affiché correspond exactement à la facture.
- Méthode standardisée — fonctionne pour tous types de services (forfait, jalon, régie).
- Compatible paiements partiels — on saisit directement les montants (ex. 2 000 $, puis 2 750 $) sans recalcul.
5. Impact sur le bon de commande
Avec prix unitaire = 1, le bon de commande (BC) change de logique :
- Les lignes du BC représentent des engagements financiers et non des unités de service.
- Chaque ligne peut être rapprochée d’une ou plusieurs factures, même si la facture comporte plus de détails.
- Comme la “quantité” correspond au montant, la réception et le rapprochement se font sur une base monétaire et non volumétrique.
- Cela facilite les paiements partiels et le suivi budgétaire, mais ne permet plus de suivre l’avancement en “unités livrées”.
6. Pourquoi c’est aussi utile pour la réception de biens/services
Dans de nombreux processus services, il faut enregistrer une réception de services avant de payer.
Avec heures × tarif :
- Le réceptionnaire doit calculer le nombre d’heures à réceptionner, souvent en se référant au contrat ou en échangeant avec l’AP.
Avec prix unitaire = 1 :
- On saisit simplement le montant correspondant à la prestation reçue.
- Plus besoin de conversions ou de vérifications de taux.
- En cas de livraisons partielles (ex. projet en phases), on saisit directement la valeur de la phase livrée.
7. Cas où la facture est plus détaillée que le BC
Souvent, une facture contient plus de lignes que le BC.
Exemple :
- BC : 1 ligne “Services de conseil – Mai” (4 750 $).
- Facture : 3 lignes pour différentes tâches/dates, totalisant 4 750 $.
Avec prix unitaire = 1 :
- L’AP additionne les lignes de la facture et saisit le total dans la Quantité du BC.
- Les détails sont conservés via les pièces jointes ou champs descriptifs.
8. Points à considérer avant mise en place
- Perte du contrôle automatique des tarifs — le système ne compare plus le tarif facturé avec le tarif contractuel. Il faut prévoir un contrôle manuel en AP ou par le valideur.
- Impact sur le reporting — si vos rapports suivent les heures ou volumes, il faudra trouver une autre source de données.
- Alignement contractuel — le BC et le contrat doivent expliquer la logique pour éviter tout problème en audit.
- Limites système — certains ERP limitent la taille de la valeur en Quantité.
- TVA / taxes — vérifier que le calcul reste correct.
- Adhésion des parties prenantes — achats, AP et fournisseurs doivent comprendre et accepter le changement.
9. Avantages et inconvénients
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Saisie beaucoup plus rapide | Pas de validation automatique des tarifs |
| Paiements partiels facilités | Vérification manuelle nécessaire |
| Moins de charge pour l’AP | Reporting volumétrique plus difficile |
| Correspond au format des factures fournisseurs | Rupture avec la logique “quantité” habituelle |
| Réception de services simplifiée | – |
10. Note importante
La méthode “prix unitaire = 1, quantité = montant total” n’est pas largement documentée dans les guides achat-décaissement ou ERP, mais elle est utilisée avec succès par certaines organisations de services pour réduire les saisies manuelles, accélérer les paiements partiels et simplifier les réceptions de services. Sa mise en œuvre doit être documentée et validée avec toutes les équipes concernées.
