Les workflows (flux de travail) sont au cœur de la gouvernance dans Dynamics 365 Finance.
Ils déterminent qui approuve quoi, comment les exceptions sont gérées, comment les contrôles sont appliqués et comment éviter les blocages opérationnels.

Pourtant, beaucoup d’organisations les configurent mal : notifications floues, trop de niveaux d’approbation, exceptions inutiles, conditions incomplètes, approbateurs sans les bons rôles, workflows bloqués en erreur.

Voici les 10 bonnes pratiques essentielles pour améliorer vos contrôles internes et votre efficacité opérationnelle.

1. Utiliser des notifications claires pour faciliter le travail des approbateurs

Des notifications ambiguës ou incomplètes dans un workflow ralentissent les approbations.

Bonnes pratiques :
✔ Notifications précises
✔ Lien direct vers l’élément à approuver
✔ Notifications par e-mail
✔ Pas de messages génériques

2. Configurer les workflows selon des groupes d’approbation — pas des individus

Les workflows liés à des personnes spécifiques cassent dès qu’un employé part ou change de rôle.

La méthode la plus robuste : des groupes d’approbation.

Bonnes pratiques :
✔ Créer des groupes dédiés
✔ Ajouter/retirer des utilisateurs selon les besoins
✔ Pointer les étapes vers les groupes

Lecture associée :
👉 Approche gouvernance – Rôles de sécurité ERP
https://www.fitgapfinance.com/roles-securite-erp-d365-finance-approche-gouvernance/

3. Limiter les niveaux d’approbation

Trop d’approbations = perte de responsabilité + lenteur.

Bonnes pratiques :
✔ 1 à 3 niveaux maximum
✔ Utiliser des seuils financiers
✔ Clarifier la responsabilité

4. Éviter les exceptions — standardiser les règles

Les exceptions créent de la complexité et des erreurs.

Bonnes pratiques :
✔ Standardisation
✔ Règles générales
✔ Exceptions minimales
✔ Principe 80/20

Lecture associée :
👉 Dimension humaine des projets ERP
https://www.fitgapfinance.com/dimension-humaine-projets-erp/

5. Éviter les approbations parallèles (signature, PDF, e-mails)

Un workflow perd toute valeur si l’approbation se fait aussi :
– sur papier
– par e-mail
– via un PDF
– dans un outil externe

Bonnes pratiques :
✔ Une seule source d’approbation : D365
✔ Supprimer les processus parallèles
✔ Clarifier les règles

6. Couvrir tous les scénarios avec les conditions

La majorité des workflows échouent à cause de conditions incomplètes.

Bonnes pratiques :
✔ Arborescence complète
✔ Condition de secours
✔ Validation Finance/Opérations
✔ Tests des cas limites

Lecture associée :
👉 Grand livre vs auxiliaire
https://www.fitgapfinance.com/grand-livre-vs-auxiliaire-d365-finance/

7. Vérifier que les approbateurs ont les bons rôles de sécurité

Un approbateur incapable d’ouvrir ou d’approuver le document = workflow bloqué.

Bonnes pratiques :
✔ Alignement workflow ↔ sécurité
✔ Tests avec vrais comptes
✔ Vérification SoD

Lectures associées :
👉 Conflits SoD & risques d’audit
https://www.fitgapfinance.com/d365-finance-sod-risques-audit/
👉 Nouveau modèle de gouvernance Security/Licensing
https://www.fitgapfinance.com/nouveau-licensing-d365-finance-10-points-essentiels/

8. Documenter clairement les étapes — avec numéros

Les utilisateurs doivent comprendre la progression du document.

Bonnes pratiques :
✔ Numérotation
✔ Noms cohérents
✔ Documentation dans le guide de gouvernance

9. Former correctement les approbateurs

La majorité des problèmes viennent d’un manque de compréhension, pas du système.

Bonnes pratiques :
✔ Formation ciblée
✔ Guides d’une page
✔ Clarification des responsabilités

10. Surveiller régulièrement les workflows — surtout les erreurs

Un workflow doit être surveillé.

Bonnes pratiques :
✔ Responsable désigné
✔ Revue hebdomadaire
✔ Revue mensuelle avec les Finances

Lecture associée :
👉 Bonnes pratiques de déploiement en production
https://www.fitgapfinance.com/bonnes-pratiques-pour-les-deploiements-en-production-dans-d365-finance/

👉 Stratégie des environnements ERP
https://www.fitgapfinance.com/environnements-erp-necessaires-implantation/

Renforcez votre gouvernance

🔗 Conflits SoD & risques d’audit
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🔗 Rôles de sécurité ERP – Approche gouvernance
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